sexta-feira, 21 de junho de 2013

Trabalho Final: Ideias iniciais para a Oficina de DTD.



Inicialmente a temática escolhida para ser trabalhada na oficina é sobre os documentos da Ditadura Militar, com isso definimos três pontos iniciais:

1. Autenticidade dos documentos;
2. A preservação física dos documentos no arquivo;
3. A difusão e acesso: uma questão social.


Trabalharemos melhor essas ideias. Visando, elaborar um trabalho relevante para fixar os conteúdos da Diplomática e Tipologia Documental e alavancar o conhecimento durante a Oficina.




sexta-feira, 14 de junho de 2013

Atividade: Como fazer Análise Diplomática - Bellotto x Duranti





Em nossas aulas de Diplomática e Tipologia Documental (DTD) temos discutido a importância de aprender e entender como fazer uma boa análise diplomática, levando em consideração a sua tamanha relevância para o exercício da nossa futura profissão e para o nosso dia-a-dia. É essencial que saibamos quais os elementos e partes do documento devemos conhecer para fazer uma boa análise diplomática.

A autora brasileira Heloisa Bellotto defende que: O texto do discurso diplomático, na realidade, é a união entre partes distintas: o protocolo inicial, o texto propriamente dito e o protocolo final. Nessas três partes evidenciam-se as coordenadas (representadas pelas fórmulas diplomáticas obrigatórias, próprias da espécie documental determinada pelo ato jurídico e seu objetivo) e as variantes (teor pontual e circunstancial relativo às especificidades do ato aplicado a um fato, pessoa ou assunto). (BELLOTTO, p.17)

A abordagem da Bellotto é bem mais sucinta que a da autora espanhola Luciana Duranti que defende que para uma análise diplomática de um documento é necessário ter conhecimento dos seus elementos Internos e Externos, cujo os quais é bem mais abrangentes que as três partes propostas pela Bellotto.

Entretanto, ambas se complementam e oferecem subsídios suficientes para realizarmos uma boa análise diplomática.

Não nos prolongaremos mais devido ao fato de hoje ser sexta-feira e está foto nos define:


Em breve, voltaremos renovadas e postaremos mais detalhadamente a diferença do ponto de vista da Bellotto e Duranti. Enquanto isso, fiquem com esse gostinho de quero mais com esse diálogo da Mafalda e sua coleguinha (que não sabemos o nome)...Ele reflete bem o diálogo entre os textos discutidos!



E que venha o tão sonhado Final de Semana!!!!!! =)

Fixando o conteúdo

ATIVIDADE INDIVIDUAL
11/0031598


Ler o texto Duranti 1 e responder ao seguinte questionamento: Quais elementos garantem a característica de autenticidade aos documentos microfilmados?




Para a validação dos documentos arquivísticos é necessária a garantia da autenticidade de seu conteúdo, independentemente do suporte em que ele se encontra.
Nos microfilmes, a autenticidade é feita pela autenticação do órgão responsável que prova que o documento microfilmado é igual ao original.
Essa autenticidade é feita no início do microfilme pela perfuração especial nos dois extremos, além de imagens representativas de acordo com a legislação.

Um exemplo é o dos microfilmes do Banco Central:

 "Para  autenticidade  dos  rolos  de  microfilmes
convencionais,  serão  utilizadas,  obrigatoriamente,  as   seguintes
imagens: 

         I  - de abertura, para indicar o início da microfilmagem e o
conteúdo resumido do microfilme;

         II   -   de   encerramento,  para  indicar  o   término   da
microfilmagem;

         III  - de observação, para indicar quaisquer irregularidades
constatadas   nos   documentos   originais,   ou   na   operação   de
microfilmagem,   ou   ainda   detalhamentos   sobre   os   documentos
microfilmados."



Atividade: Fixando o Conteúdo

A Atividade em Grupo dessa semana consiste em selecionar um documento da MCEbyte para mudança de suporte.




O documento escolhido para a realização dessa atividade foi a Ficha Funcional dos funcionários da Empresa MCEByte. O contexto deste documento baseia-se na sua individualidade, ou seja, analisamos a Ficha Documental isolada do conceito de Dossiê Funcional. 




Com o documento definido, partimos então do pressuposto de que o Fundo da empresa MCEByte foi nos dado no primeiro dia de aula de Diplomática e Tipologia Documental (DTD) com as seguintes orientações:

1. O Fundo compõe de documentos impressos;

2. O Fundo da empresa MCEByte é indefinido, no sentido de que ao longo das nossas aulas surgiriam mais documentos, isto é, conforme formos trabalhando com o fundo mais documentos seriam "encontrados". Dando forma e aumentando o volume deste fundo, agregando maior sentido sobre a empresa.

Com base nessas afirmativas, sugerimos que não haveria de fato uma mudança de suporte, mas sim de informação. Como assim?! Ao invés de digitalizar as fichas funcionais decidimos digitá-las. Passando as informações presentes no documento impresso para o computador. Assim criando um banco de dados capaz de armazenar estas informações para que futuramente, pensando no crescimento da empresa, as fichas funcionais fossem criadas e tivessem todos os seus tramites digitalmente. Tal proposta visa as seguintes vantagens:


*Agilidade na hora do preenchimento das campos;

*Possibilidade de formação de banco de dados eletrônico;

*Facilidade de busca por qualquer funcionário;

*Possibilidade de corrigir erros com mais facilidade;

*Agilidade na transmissão do documento;

*Economia de espaço dentro da empresa;

*Economia de gastos com armazenamento físico dos documentos;

*Economia com a preservação do acervo documental.

Em suma, a conversão do suporte físico para o meio digital confere várias vantagens para o funcionamento da empresa, como também , se não for bem planejado ou executado pode acarretar em grandes prejuízos. Cabe a nós arquivistas e futuros arquivistas analisar a solução mais apropriada para cada caso sempre visando o custo x benefício para a instituição.








quarta-feira, 5 de junho de 2013

Institucionalizando o MCEByte

Atividade do grupo ARQUIVO SECRETO. 

 Criar as regras de uso para o email da MCEByte como documento arquivístico digital. Postar no blog mãe. 

                 Com a facilidade de transmissão, os e-mails vêm sendo amplamente utilizados dentro das instituições para resolver tanto demandas internas quanto externas, porém, para atingir os objetivos institucionais, eles devem seguir algumas regras para serem considerados documentos arquivísticos digitais:
*Usar mecanismos que garantam a integridade, a autenticidade e a confiabilidade das mensagens trocadas.
*Padronizar respostas de ofícios e memorandos para garantir a formalidade das mensagens.              
*Quando anexar algum documento, garantir que não haja possibilidade de alguma adulteração do seu conteúdo.
* Evitar o uso de gírias e palavreados que só sejam entendidos por um dos interessados.
*Não enviar mensagens que não sejam de assuntos de interesse da instituição.
*Assinar o e-mail de maneira adequada.

segunda-feira, 3 de junho de 2013

7 Funções Arquivísticas - Por Ivi Borges

Atividade individual: elaborar uma postagem contendo a definição de cada uma das funções arquivísticas e argumentar como elas se relacionam aos documentos arquivísticos digitais.

De acordo com Rousseau e Couture, são sete as funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.

criação/produção contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção de documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite.
Esses procedimentos são fundamentais na produção de documentos arquivísticos digitais para que eles possam ser considerados autênticos e íntegros no cumprimento de sua função.

avaliação é feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística. Ela demanda o conhecimento da instituição. Contempla a participação de arquivistas nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência. Também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de documentos arquivísticos. Abrange a atividade de microfilmagem e de digitalização de documentos.
A avaliação de documentos arquivísticos digitais tem a mesma importância que nos documentos físicos. Ela é essencial para não superlotar o sistema de arquivos digitais e não manter documentos que poderiam ser eliminados em memórias digitais.

aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediários e permanente. Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de arquivo. É feito de forma a assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico. Abrange também a doação, a dação, o depósito e o empréstimo sob custódia temporária, a microfilmagem de documentos pertencentes a outras instituições, mas têm o interesse fundamental ao fundo em custódia.
A aquisição de documentos arquivísticos digitais tem que ser ainda mais rigorosa que a dos documentos em suporte físico, pois há necessidade de verificação e validação dos procedimentos que assegurem a confiabilidade, autenticidade e completude do documento recebido.


conservação/preservação engloba os procedimentos relacionados à manutenção da integridade física e (ou) lógica dos documentos ao longo do tempo, em como as tecnologias que permitem o seu processamento e recuperação.
Essa função arquivística e visivelmente o grande desafia dos documentos digitais arquivísticos, pois seus suportes são constantemente atualização e a migração desses suportes tem que ser feita para garantir a acessibilidade desses documentos.

classificação refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente. A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição e facilitar o acesso aos documentos produzidos. Para criar o plano arquivístico o arquivista deve ter autorização expressa da direção e ter acesso aos dossiês, documentos e processos de trabalho. Abrange também a fiscalização e o controle da utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis.
 Os documentos arquivísticos digitais também refletem a estrutura organizacional, portanto, também têm que ser classificados. Essa classificação facilita a localização do documento em meio digital.

descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário. A indexação é um componente da descrição, como o processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. Compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários controlados. Atualmente no Brasil existe a NOBRADE. 
Além de ser necessária nas 3 fases documentais, os documentos digitais também são objeto da descrição. Os vocabulários controlados e os índices resultantes dessa atividade também comtemplam esse tipo de documento.

difusão/acesso tem relação com a acessibilidade do documento. Não se restringe ao acesso, mas também a proliferação das informações contidas nos documentos. Essa função perpassa todas as demais.
A característica mais marcante dos documentos arquivísticos digitais é a facilidade de acesso e difusão, pois eles são mais facilmente transmitidos entre os usuários.